Kontaktujte nás
Analytika a BIDigitalizáciaKvalitaM365

Systém riadenia kvality dokumentov – TORSUS

Power Platform nám výrazne uľahčuje prácu s dokumentmi v rámci firmy. Vďaka pripraveným šablónam, postupom a pravidlám je celý proces – od vytvorenia dokumentu, cez jeho kontrolu a schválenie, až po zverejnenie a archiváciu – prehľadný a automatizovaný. Výsledkom je menej chýb, úspora času a jednotný štýl. Finálne verzie dokumentov sa ukladajú do SharePointu Online ako súbory, ktoré sa dajú len čítať, takže sa zabezpečí, že sa už ďalej neupravujú.

Key summary

  • Centralizované úložisko pre dokumenty a ich metadáta
  • Jasný prehľad o stavoch dokumentov a súvisiacich úlohách
  • Ochrana pred neoprávnenými zmenami dokumentov
  • Zjednodušená tvorba a správa životného cyklu dokumentov pomocou šablón

CHALLENGE

Zamestnanci často tápali, kde nájsť najnovšie verzie smerníc, postupov či pokynov, pretože sa aktualizácie posielali len e-mailom (a nie vždy pravidelne). Výsledkom bol chaos a zbytočné chyby. Firma preto potrebovala jedno miesto, kde sa budú dokumenty spravovať, schvaľovať a zverejňovať prehľadne a jednotne – a kde budú mať ľudia istotu, že informácie sú aktuálne a spoľahlivé.

SOLUTION

SYSTÉM RIADENIA KVALITY DOKUMENTOV

Po dôkladných diskusiách a detailnej analýze požiadaviek klienta bol navrhnutý komplexný systém na zjednodušenie procesov tvorby, kontroly a publikovania. Riešenie taktiež poskytuje plnú transparentnosť životného cyklu a aktuálneho stavu dokumentov, zabezpečuje súlad a pripravenosť na audit.

Systém je postavený na troch kľúčových komponentoch:

  1. SharePoint Repository: Na ukladanie šablón, pracovných dokumentov a konfigurácií.
  2. Aplikácia Power Apps: Na správu procesov tvorby dokumentov a životného cyklu.
  3. Power Automate Automation: Pre zefektívnenie pracovných tokov a procesov.

 

POWER APPS

Power Apps funguje ako hlavný nástroj na riadenie životného cyklu dokumentov. Používatelia v nej môžu jednoducho vytvárať nové dokumenty zo šablón, upravovať koncepty a sledovať celý proces kontroly a schvaľovania. Majitelia dokumentov tu tiež spravujú pripomienky a schvaľovanie, takže každý vie, kto za čo zodpovedá. Vďaka tomu, že každý dokument má svoju stálu URL adresu, majú zamestnanci vždy prístup k aktuálnej a schválenej verzii.

 

POWER AUTOMATE

Celý proces – od komentovania, cez schvaľovanie až po publikovanie a archiváciu – je automatizovaný pomocou Power Automate. Šetrí to čas, znižuje množstvo ručnej práce a celý kolobeh dokumentov ide oveľa rýchlejšie a hladšie.

Technologies Used

Microsoft 365

Power Apps

Power Automate

Power Platform

PowerBI

PowerFX

SharePoint

Benefits

  • Centralizované úložisko dokumentácie: dokumenty a metadáta vrátane záznamov životného cyklu pripravených na audit.
  • Zvýšená efektivita: zjednodušená tvorba, kontrola a správa firemných dokumentov.
  • Prehľad životného cyklu: jasné sledovanie stavu dokumentu a súvisiacich úloh.
  • Dôkladnejšie zabezpečenie: zabraňuje neoprávneným úpravám dokumentov.
  • Statické adresy URL pre prístup: spoľahlivý prístup k najnovšej schválenej verzii dokumentu bez ohľadu na aktualizácie.

 

Tento optimalizovaný systém riadenia kvality dokumentov výrazne vylepšil efektívnosť, transparentnosť a súlad v rámci spoločnosti. Zároveň, zabezpečil bezproblémový prístup k dôležitej dokumentácii pre všetkých zamestnancov.

Chcem vyjadriť úprimné poďakovanie za vaše maximálne nasadenie, podporu a výnimočnú flexibilitu počas týchto mimoriadne náročných mesiacov. Je upokojujúce vedieť, že keď sa zdá, že už niet riešenia, vždy sa môžeme spoľahnúť na spoločnosť Fores. Táto skúsenosť bola v mojich 35 rokoch v biznise naozaj jedinečná. Partnerstvo so spoločnosťou Fores patrí medzi tri najlepšie spolupráce, ktoré som mal tú česť a šťastie zažiť.

Brexit IT Delivery Lead at DPD Netherlands

MICHAEL RADT

S Foresom dlhoročne spolupracujeme na viacerých projektoch. Pomocou Power Platformy nám pomohli automatizovať a digitalizovať naše firemné procesy. Získali sme tak prehľadné, funkčné riešenia, ktoré nevyžadovali dodatočné náklady mimo portfólia M365 a pomohli zefektívniť a zredukovať manuálnu prácu pre tím manažment cca z 3 dní na 15 minút týždenne.

Industrial Performance Digital Officer at BEL Fromageries

GABRIEL HAVAŠI

Mimoriadne oceňujem tento rok naše partnerstvo. Vďaka vám sme dokázali byť pri vývoji softvéru v DPD NL agilní tak, ako nikdy predtým. Vývoj a zlepšovanie Shippera, náročné riešenia Insights a Brexit ako aj nahradenie ASM systému s ODS – to všetko bolo možné len vďaka vám. Momentálne patríte medzi našich top 5 IT partnerov.

IT Director at DPD Netherlands

CHRISTIAN HABRAKEN

Dodané riešenie riadenej dokumentácie nám poskytlo efektívny centralizovaný nástroj na tvorbu, schvaľovanie, aktualizáciu a archiváciu dokumentov s funkciou nemenných odkazov na platné verzie dokumentov. Spoluprácu s Foresom hodnotím veľmi pozitívne, oceňujem flexibilitu, profesionalitu a rýchle reakcie počas testovania, implementácie, ako aj školení používateľov.

Danfoss Quality Manager

SILVIA PLŠKOVÁ

Správna príprava riešenia a architektúry, využitie AGILE princípov umožnili efektívnu spoluprácu a dodanie riešenia načas. S pomocou Microsoft PowerPlatformy bola vytvorená e-COMPASS, globálna platforma na samo-hodnotenie, audity a Lean benchmarking pre viac ako 30 závodov Groupe BEL.

CORPORATE Industrial Performance Manager at BEL Fromageries

JAN CESLAK

Na projekte migrácie najviac oceňujeme, že taká zásadná zmena akou je zmena technológie, prebehla plynulo, bez výpadkov v prevádzke, v dohodnutom rozpočte a so spokojnými užívateľmi.

COO at Volkswagen Slovakia

ALEX DOMORÁK

references

Related case studies

BEL eCOMPASS: Nová éra auditov vo výrobných závodoch

Analytika a BIAuditLEANM365VizualizáciaVýroba

BEKAERT – Výrobný systém riadený gestami

Analytika a BIInovácieVýroba

Volkswagen Slovakia – Od žltého lístka k inteligentnej bráne

AuditAutomotiveDigitalizáciaInovácie

BEL eCOMPASS: Nová éra auditov vo výrobných závodoch

Analytika a BIAuditLEANM365VizualizáciaVýroba

BEKAERT – Výrobný systém riadený gestami

Analytika a BIInovácieVýroba

Volkswagen Slovakia – Od žltého lístka k inteligentnej bráne

AuditAutomotiveDigitalizáciaInovácie

KONTAKTUJTE NÁS

Máte nápad, ktorý chcete implementovať, alebo problém, ktorý potrebuje riešenie? Sústredte sa na svoje podnikanie a nie na IT. Spojte sa s nami a poďme spoločne zrealizovať vašu víziu alebo vyriešiť váš problém.

Napíšte nám

naše certifikáty

Prievozská 14, Bratislava 821 09

Tel.: +421 911 114 957
E-mail: info@fores.group

Členovia skupiny Fores Technology Group

ForesServices, s. r. o.
IČO: 35 692 103
IČ DPH: SK2020309863

ForesApps, s. r. o.
IČO: 50 091 352
IČ DPH: SK2120178170

Puzzle for you?
piece of cake for us.

SLUŽBY

ZDROJE

SPOLOČNOSŤ

© 2025 Všetky práva vyhradené
Facebook Instagram Linkedin
Kontaktujte nás