Čo je Document Quality Management System?
Riešenie pre efektívnu správu dokumentov počas celého ich životného cyklu. Systém zabezpečuje centralizáciu informácií, automatizáciu procesov pri editáciách a využitím technológií Microsoft 365 zabezpečuje bezpečnosť.
Aké najčastejšie problémy rieši?
- Neorganizovanosť
Roztrúsené a nejednotné dokumenty spôsobujú zmätok a znižujú produktivitu.
- Zdĺhavé schvaľovacie procesy
Manuálne schvaľovanie a revízie predlžujú spracovanie internej dokumentácie.
- Neprehľadné aktualizácie
Systém eviduje všetky úpravy, vrátane ich histórie.
- Bezpečnostné riziká
Dokumenty môžu byť vystavené neoprávneným úpravám alebo strate.
Funkcie systému:
Centralizované úložisko – Dokumenty sú uložené v SharePoint Online s garantovaným prístupom k aktuálnym verziám.
Automatizované procesy – Power Automate zjednodušuje schvaľovanie, publikovanie a archiváciu interných dokumentov.
Nemenné odkazy – Každý dokument má fixnú URL adresu vedúcu na najnovšiu schválenú verziu.
Riadené prístupy – Detailné nastavenia oprávnení zabraňujú neoprávneným úpravám.
Notifikácie a sledovanie zmien – Upozornenia na nové verzie a expiráciu dokumentov.
Možnosti a prispôsobenie podľa vašich preferencií.
Firemná identita – možnosť úpravy dizajnu (farby, logo, branding).
Prispôsobiteľné notifikácie – možnosť nastaviť upozornenia podľa preferencií.
Matica procesov – čo firma, to iné postupy. Aj v tejto problematike vieme vyjsť v ústrety individuálnym požiadavkám organizačnej štruktúry.
Šablóny – máte špecifické potreby v rámci ich štruktúry? Preddefinované formy vieme vyladiť podľa vašich preferencií.
Máte iné očakávania? Dajte nám o nich vedieť a my sa zamyslíme nad potenciálnymi možnosťami implementácie.
Benefity pre vašu firmu.
- Lepší prehľad a kontrola – centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.
- Zabezpečenie a súlad s normami – systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.
- Úspora času – redukcia manuálnej práce.
- Transparentnosť – všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste.
- Integrácia – Microsoft 365.
Pre koho je systém vhodný?
- Stredné a veľké organizácie s potrebou riadenia interných dokumentov.
- Firmy využívajúce Microsoft 365.
- Spoločnosti, ktoré chcú zvýšiť bezpečnosť a znížiť riziko neoprávnených zmien v interných dokumentoch.
- Jednoducho všetky organizácie, ktoré usilujú o efektívnejšiu správu a automatizáciu.
Žiadne zdĺhavé procesy. Rýchla implementácia & podpora.
Nasadenie do niekoľkých týždňov. Stačí pripraviť firemné prostredie a zvyšok vyriešime za vás. Zaistíme hladký prechod na nový systém prostredníctvom komplexného zaškolenia. Zároveň, modulárnosť nášho riešenia poskytuje rozsiahle možnosti prispôsobenia podľa vašich preferencií.
Kde sme Document Quality Management System úspešne implementovali?
Odkaz na case study: TORSUS, DANFOSS.
Kontaktujte nás a spoločne nájdeme najlepšie riešenie správy dokumentov aj pre vás.
