2. Júl 2025 | Onboarding System by Jana Fridman
Ešte donedávna vyzeral nástup nového zamestnanca u nás takto:
Excel, e-maily, pripomienky, kalendár, volania, poznámky v diároch… a aj napriek všetkému úsiliu sa občas stalo, že nový kolega nedostal v prvý deň prístup do systému. Alebo mu chýbal notebook. Alebo sme až v deň nástupu zisťovali, že ešte neabsolvoval BOZP školenie.
A to sme si mysleli, že sme na onboarding pripravení.
Lenže ako firma rastieme, pribúdajú nové tímy, technológie a aj nároky. Náš zaužívaný proces, ktorý kedysi fungoval celkom obstojne, sa začal pod náporom drobných úloh a súvislostí rozpadávať. A tak sme si ako HR oddelenie povedali dosť – musíme to riešiť systémovo.
Hľadali sme riešenie, ktoré nebude len „na oko digitálne“
Chceli sme niečo, čo nebude len ďalšia forma Excelu – teda riešenie, ktoré sa len tvári digitálne, ale v skutočnosti ho obsluhujeme manuálne. Potrebovali sme nástroj, ktorý prepojí viacero oddelení, nastaví zodpovednosti, ustráži termíny, a pritom nebude náročný na učenie či implementáciu. Onboarding System, ktorý sme nasadili, nám sadol presne na mieru. Je jednoduchý, flexibilný a jeho najväčšou výhodou je, že sa dokáže prispôsobiť nášmu spôsobu práce. Nie naopak.
Ako onboarding prebieha dnes?
Poviem to úprimne. Výrazne sa zrýchlil, sprehľadnil a zjednodušil. Už žiadne nejasnosti, žiadne dotazovanie na poslednú chvíľu, žiadne „Kto to vlastne mal na starosti?“.
Aktuálne to funguje nasledovne.
Zadám základné údaje o novom kolegovi do systému. Meno, typ spolupráce, pracovný čas, pozícia, nárok na auto, miesto výkonu práce a ďalšie detaily.
Systém na základe týchto údajov automaticky pridelí úlohy zodpovedným osobám. IT oddelenie, vedúci tímu, office manažérka, školiteľ BOZP, prípadne niekto z vedenia. Každý dostane jasnú notifikáciu o tom, čo má spraviť, dokedy a v akej forme. Vďaka prehľadnému rozhraniu vidím, čo už bolo splnené a čo ešte čaká na dokončenie. Nový kolega má v deň nástupu pripravené všetko – techniku, prístupy, zmluvy, privítací balíček aj rozvrh úvodného školenia.
Tento systém funguje samostatne, ako keby som mala k sebe jedného výkonného koordinátora. A ja sa môžem sústrediť na dôležitejšie veci, ako napríklad kultúru firmy, spokojnosť tímov a osobné začlenenie nových ľudí.
Čo nám v systéme najviac vyhovuje?
Jednoduchosť zadávania údajov: žiadne komplikované formuláre. Iba to, čo naozaj potrebujeme.
Možnosť úprav: vieme si upraviť polia podľa potrieb, doplniť poznámky, špecifiká pozície, štruktúru nástupu.
Automatizácia notifikácií: systém za mňa sleduje termíny, pripomína kolegom úlohy a informuje ma, keď sa niečo splní.
Prehľad zodpovedností: vždy viem, kto má na starosti techniku, kto školenie, kto úvodný welcome lunch.
Dizajnové prispôsobenie: systém vizuálne zapadá do našej firemnej identity, takže aj nové kolegyne a kolegovia ho vnímajú ako súčasť Foresu.
Onboarding ako zážitok, nie ako séria úloh.
Najväčším benefitom pre nás v HR, a hlavne pre samotného nového človeka, je plynulý a dobre koordinovaný nástup. Nový kolega má od prvého dňa pocit, že ho firma čaká, že na nič nezabudla, že sa na neho tešíme. A to je na nezaplatenie.
Z pohľadu HR mi odpadlo množstvo drobných kontrol, e-mailov, pripomienok či opakovaného vysvetľovania. Všetko je v systéme prehľadné, aktuálne a dostupné na pár klikov.
Pre koho je Onboarding System ideálny?
Podľa mňa ho ocení každá firma, kde onboarding zahŕňa viacero oddelení a zodpovedností, je snaha zlepšiť prvý dojem zamestnanca, HR nemá čas neustále naháňať úlohy manuálne, firma, ktorá sa chce posunúť k modernejšiemu prístupu a kde sa onboarding deje pravidelne a musí byť dobre zvládnutý.
Aj v menších firmách dokáže systém pomôcť udržať poriadok a profesionalitu. A vo väčších zas skvelo škáluje, pridávajú sa nové polia, úlohy, tímy bez toho, aby to zvyšovalo záťaž.
Záver? Dnes onboarding riešime s istotou.
Z môjho pohľadu to bola jedna z najpraktickejších zmien, ktoré sme vo Fores Technology Group zaviedli. Nemusíme riešiť, či niečo vypadlo. Nestojíme na tom, kto si čo zapamätá. Systém to ustráži za nás. A mne osobne to prinieslo viac pokoja, väčší prehľad a lepší pocit, že sme nového kolegu naozaj privítali tak, ako si zaslúži.
Ak vás zaujíma, ako by mohol Onboarding System fungovať aj u vás, pokojne sa nám ozvite. Radi vám ukážeme, ako to vyzerá v praxi a čo všetko dokáže pokryť.
Náhľad systému:
