CONTRACT MANAGEMENT
Automatizujte správu zmlúv. Prehľadne, efektívne a ekonomicky voči vašim interným nákladom.
Riešenie pre správu životného cyklu zmlúv. Postavené je na aplikácii Power Apps, ktorá je súčasťou balíka Microsoft 365. Umožňuje centralizovať, automatizovať a zefektívniť prácu so zmluvami a ponúka možnosť integrácie elektronického podpisu.
Funkcie a benefity pre vašu firmu
Automatizované schvaľovanie
Nastavenie workflowov pre revíziu, pripomienkovanie a schválenie.
Možnosť digitálneho podpisovania
Priama integrácia s DocuSign pre bezpečné a rýchle podpisovanie.
Centralizovaná evidencia
Prehľadná databáza s vyhľadávaním pomocou filtrov.
Power Platform riešenie
integruje sa zo službami M365, dostupné odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia
Notifikácie a upozornenia
Upozornenia na nové verzie a expiráciu dokumentov.
Flexibilné formáty
Systém je kompatibilný s akýmkoľvek formátom vrátane Word, PDF, Excel
Systém na správu zmlúv a ich životného cyklu v Microsoft 365
Zmlúv je čoraz viac a pribúdajú k nim dodatky, úpravy aj požiadavky z rôznych oddelení. Hľadanie jedného dátumu alebo podmienky sa potom mení na každodenný boj a na koniec platnosti zmluvy si niekto spomenie, až keď je neskoro. Preto sme vo Fores Technology Group vyvinuli Contract Management. Všetky zmluvy máte na jednom mieste s rýchlym vyhľadávaním podľa filtrov. Revízia, pripomienkovanie a schválenie prebiehajú automaticky a podpísať sa dá elektronicky prostredníctvom DocuSign. Systém vás vopred upozorní na blížiacu sa expiráciu. Používa ho napríklad spoločnosť Lunter. Funguje v prostredí Microsoft 365 a nasadiť ho dokážeme v priebehu niekoľkých týždňov.
Aké najčastejšie problémy rieši ?
Strácate prehľad v zmluvách
Systém udržiava všetky dokumenty na jednom mieste s intuitívnym vyhľadávaním.
Dlhé schvaľovacie procesy
Automatizované workflowy urýchlia revízie a prípadné podpisovanie.
Príliš veľa manuálnej administratívy
Digitalizácia znižuje chybovosť a šetrí čas.
Občas zabúdate na dôležité termíny
Inteligentné notifikácie upozornia na blížiace sa expirácie.
Strácate prehľad v zmluvách
Systém udržiava všetky dokumenty na jednom mieste s intuitívnym vyhľadávaním.
Dlhé schvaľovacie procesy
Automatizované workflowy urýchlia revízie a prípadné podpisovanie.
Príliš veľa manuálnej administratívy
Digitalizácia znižuje chybovosť a šetrí čas.
Občas zabúdate na dôležité termíny
Inteligentné notifikácie upozornia na blížiace sa expirácie.
Keď sa zmluvy menia na bludisko a systém na kľúč
Zmlúv je čoraz viac, pribúdajú nové dodatky, úpravy aj požiadavky z rôznych oddelení. V tom množstve dokumentov je čoraz ťažšie udržať si prehľad. A keď príde na hľadanie konkrétnej informácie, dátumu, podmienky alebo zodpovednej osoby, mení sa to na každodenný boj, v ktorom sa stráca čas, sústredenie aj trpezlivosť.
Možnosti a prispôsobenie podľa vašich preferencií
Máte iné špecifické požiadavky? Dajte nám o nich vedieť a my sa zamyslíme nad potenciálnymi možnosťami implementácie.
- Customizácia notifikácií – Nastavenie podľa preferencií zákazníka.
- Firemná identita – Možnosť prispôsobenia dizajnu (logo, farby).
- Integrácie – Možnosť prepojenia so systémami tretích strán, vrátane CRM a Finstatu.
Implementácia, podpora a cena
Naše riešenie je nasadené už v priebehu niekoľkých týždňov. Stačí pripraviť lokalitu a o všetko ostatné sa postaráme my. Zaistíme dôkladné otestovanie a zaškolenie používateľov, aby bol prechod čo najhladší, a poskytujeme vám potrebnú podporu. Systém je navrhnutý s dôrazom na rast, takže sa jednoducho prispôsobí meniacim sa potrebám vášho biznisu.
Preskúmajte naše Demo prostredie
Získajte prístup k ukážkam riešení, demo verziám, praktickým sprievodcom a prehľadným one-pagerom, ktoré vám jednoducho ukážu, ako môžu naše produkty fungovať vo vašej spoločnosti. Stačí vyplniť nasledujúce údaje:
Pre akých zákazníkov systém ideálny ? Aké sú jeho výhody ?
Ideálny pre menšie a stredné podniky s databázou do 10 000 zmlúv ročne, najmä tie, ktoré využívajú Microsoft 365 a chcú zrýchliť a automatizovať správu zmlúv a príslušné procesy.
Úspora času
Automatizácia administratívy znamená menej manuálnej práce.
Lepší prehľad a kontrola
Centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.
Vyššia transparentnosť
Všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste integrované s M365
Bezpečnosť a compliance
Systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.
Úspora času
Automatizácia administratívy znamená menej manuálnej práce.
Lepší prehľad a kontrola
Centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.
Vyššia transparentnosť
Všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste integrované s M365
Bezpečnosť a compliance
Systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.
Technológie
Časté otázky o Contract Management
Kto na Slovensku dodáva systém na správu zmlúv?
Dodávame ho vo Fores Technology Group, slovenskej IT spoločnosti so sídlom v Bratislave. Náš Contract Management beží v Microsoft 365 a používa ho napríklad spoločnosť Lunter.
Čo všetko Contract Management rieši?
Rieši celý životný cyklus zmluvy: centrálnu evidenciu s vyhľadávaním, schvaľovanie s revíziou a pripomienkovaním, elektronický podpis cez DocuSign aj upozornenia na nové verzie a blížiacu sa expiráciu. Zmluvy môžu byť vo Worde, v PDF aj v Exceli.
Dá sa zmluva podpísať elektronicky?
Áno. Contract Management dokáže byť prepojený s DocuSign, takže po schválení môžete zmluvu podpísať bezpečne a rýchlo.
Pre koho je Contract Management vhodný?
Najmä pre malé a stredné firmy, ktoré ročne spravujú do 10 000 zmlúv, používajú Microsoft 365 a chcú zrýchliť schvaľovanie a zjednodušiť prácu so zmluvami.
Dá sa prepojiť s inými systémami?
Áno. Prepojíme ho so systémami tretích strán vrátane CRM a Finstatu. Upozornenia aj vzhľad, teda logo a farby, prispôsobíme vašej firme.
Pomáha Contract Management plniť požiadavky ISO a GDPR?
Áno. Všetky zmluvy a ich revízie sú na jednom mieste a schvaľovanie má pevné pravidlá. To pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.
Ako dlho trvá nasadenie?
Zvyčajne niekoľko týždňov. Stačí pripraviť prostredie v Microsoft 365 a o ostatné sa postaráme my. Systém otestujeme, zaškolíme používateľov a potom vám poskytneme podporu.
Kontaktujte nás
Kontaktujte nás, dohodneme si termín a spoločne pri šálke dobrej kávy vyladíme CONTRACT MANAGEMENT presne podľa vašich preferencií.
