Kontaktujte nás
Správa dokumentov

Dokument Kvality Manažment

Interné dokumenty pod kontrolou. Od procesu tvorby, následného pripomienkovania, až po schválenie a finálnu publikáciu. Automatizujte, pôjde to hladšie.

Riešenie pre efektívnu správu dokumentov počas celého ich životného cyklu. Systém zabezpečuje centralizáciu informácií, automatizáciu procesov pri editáciách a využitím technológií Microsoft 365 zabezpečuje bezpečnosť.

Funkcie a benefity pre vašu firmu

Automatizované procesy

Power Automate zjednodušuje schvaľovanie, publikovanie a archiváciu interných dokumentov.

Nemenné odkazy

Každý dokument má fixnú URL adresu vedúcu na najnovšiu schválenú verziu.

Riadené prístupy

Detailné nastavenia oprávnení zabraňujú neoprávneným úpravám.

Centralizované úložisko

Dokumenty sú uložené v SharePoint Online s garantovaným prístupom k aktuálnym verziám.

Notifikácie a sledovanie zmien

Upozornenia na nové verzie a expiráciu dokumentov.

Šablóny

Máte špecifické potreby v rámci ich štruktúry? Preddefinované formy vieme vyladiť podľa vašich preferencií.

DOCUMENT QUALITY MANAGEMENT

Systém na správu dokumentov a riadenej dokumentácie

„Môžeme sa, prosím, všetci zhodnúť, ktorá verzia tohto predpisu vlastne platí?“ Takú otázku dobre poznajú tímy kvality pred každým auditom. Jeden kolega má starší dokument, druhý novší, ktorý ešte neprešiel schválením. Preto sme vo Fores Technology Group vyvinuli Document Quality Management. Interné dokumenty prejdú tvorbou, pripomienkovaním, schválením aj publikovaním v jednom systéme. Každý dokument má pevný odkaz, ktorý vždy vedie na poslednú schválenú verziu, a upravovať ho môžu len ľudia s oprávnením. Je vhodný aj na riadenú dokumentáciu podľa ISO noriem. Funguje v prostredí Microsoft 365 a využívajú ho napríklad Danfoss a TORSUS.

Aké najčastejšie problémy rieši ?

Neorganizovanosť

Roztrúsené a nejednotné dokumenty spôsobujú zmätok a znižujú produktivitu.

Dlhé schvaľovacie procesy

Manuálne schvaľovanie a revízie predlžujú spracovanie internej dokumentácie.

Neprehľadné aktualizácie

Systém eviduje všetky úpravy, vrátane ich histórie.

Bezpečnostné riziká

Dokumenty môžu byť vystavené neoprávneným úpravám alebo strate.

Neorganizovanosť

Roztrúsené a nejednotné dokumenty spôsobujú zmätok a znižujú produktivitu.

Dlhé schvaľovacie procesy

Manuálne schvaľovanie a revízie predlžujú spracovanie internej dokumentácie.

Neprehľadné aktualizácie

Systém eviduje všetky úpravy, vrátane ich histórie.

Bezpečnostné riziká

Dokumenty môžu byť vystavené neoprávneným úpravám alebo strate.

Kedy vás dokumentácia prestane brzdiť?

„Môžeme sa, prosím, všetci zhodnúť, ktorá verzia tohto predpisu vlastne platí?“

Táto otázka zaznela na pravidelnom stretnutí tímu kvality vo výrobnej spoločnosti s vyše 300 zamestnancami. Niekto pracoval so starším dokumentom, iný mal aktualizovanú verziu, ale tá ešte neprešla oficiálnym schvaľovaním. A medzi tým prichádzala príprava na externý audit.

Prečítajte si Blog

Možnosti a prispôsobenie podľa vašich preferencií

Máte iné očakávania? Dajte nám o nich vedieť a my sa zamyslíme nad potenciálnymi možnosťami implementácie.

  • Firemná identita – možnosť úpravy dizajnu (farby, logo, branding).
  • Prispôsobiteľné notifikácie – možnosť nastaviť upozornenia podľa preferencií.
  • Matica procesov – čo firma, to iné postupy. Aj v tejto problematike vieme vyjsť v ústrety individuálnym požiadavkám organizačnej štruktúry.
DOKUMENT KVALITY MANAŽMENT

Implementácia

Nasadenie do niekoľkých týždňov. Stačí pripraviť firemné prostredie a zvyšok vyriešime za vás. Zaistíme hladký prechod na nový systém prostredníctvom komplexného zaškolenia. Zároveň, modulárnosť nášho riešenia poskytuje rozsiahle možnosti prispôsobenia podľa vašich preferencií.

 

 

Preskúmajte naše Demo prostredie

Získajte prístup k ukážkam riešení, demo verziám, praktickým sprievodcom a prehľadným one-pagerom, ktoré vám jednoducho ukážu, ako môžu naše produkty fungovať vo vašej spoločnosti. Stačí vyplniť nasledujúce údaje:

Pre akých zákazníkov systém ideálny ? Aké sú jeho výhody ?

Ideálne pre stredné a veľké organizácie s potrebou riadenia interných dokumentov. Firmy využívajúce Microsoft 365. Spoločnosti, ktoré chcú zvýšiť bezpečnosť a znížiť riziko neoprávnených zmien v interných dokumentoch. Jednoducho všetky organizácie, ktoré usilujú o efektívnejšiu správu a automatizáciu.

Úspora času

Automatizácia administratívy znamená menej manuálnej práce.

Lepší prehľad a kontrola

Centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.

Vyššia transparentnosť

Všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste integrované s M365

Bezpečnosť a compliance

Systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.

Úspora času

Automatizácia administratívy znamená menej manuálnej práce.

Lepší prehľad a kontrola

Centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.

Vyššia transparentnosť

Všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste integrované s M365

Bezpečnosť a compliance

Systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.

PRÍPADOVÉ ŠTÚDIE

Kde sme naše riešenia úspešne implementovali?

Prechod spoločnosti STRABAG do prostredia Microsoft 365

DigitalizáciaInovácieM365

Document management system pre IT oddelenie Volkswagen Slovakia

DMSM365SharePoint

BEL eCOMPASS: Nová éra auditov vo výrobných závodoch

Analytika a BIAuditLEANM365VizualizáciaVýroba

Systém riadenia kvality dokumentov pre spoločnosť DANFOSS

Analytika a BIDigitalizáciaKvalitaM365

Platforma pre riadenie rizík projektov Takenaka

Analytika a BIDigitalizáciaM365

Systém riadenia kvality dokumentov – TORSUS

Analytika a BIDigitalizáciaKvalitaM365
Pozrite si všetky prípadové štúdie
Naša firma čelila výzve digitalizácie kontroly integrity paletových vrstiev pred expedíciou. Fores preukázala profesionalitu a zákaznícku orientáciu pri návrhu riešenia na mieru a implementácii Proof of Concept, čím demonštrovala jeho praktickú funkčnosť. Na základe výsledkov zvažujeme jeho zavedenie do plnej prevádzky.

PETER IGNÁCZ

Supply chain manager SK & CZ plants

Chcem vyjadriť úprimné poďakovanie za vaše maximálne nasadenie, podporu a výnimočnú flexibilitu počas týchto mimoriadne náročných mesiacov. Je upokojujúce vedieť, že keď sa zdá, že už niet riešenia, vždy sa môžeme spoľahnúť na spoločnosť Fores. Táto skúsenosť bola v mojich 35 rokoch v biznise naozaj jedinečná. Partnerstvo so spoločnosťou Fores patrí medzi tri najlepšie spolupráce, ktoré som mal tú česť a šťastie zažiť.

MICHAEL RADT

Brexit IT Delivery Lead at DPD Netherlands

S Foresom dlhoročne spolupracujeme na viacerých projektoch. Pomocou Power Platformy nám pomohli automatizovať a digitalizovať naše firemné procesy. Získali sme tak prehľadné, funkčné riešenia, ktoré nevyžadovali dodatočné náklady mimo portfólia M365 a pomohli zefektívniť a zredukovať manuálnu prácu pre tím manažment cca z 3 dní na 15 minút týždenne.

GABRIEL HAVAŠI

Industrial Performance Digital Officer at BEL Fromageries

Mimoriadne oceňujem tento rok naše partnerstvo. Vďaka vám sme dokázali byť pri vývoji softvéru v DPD NL agilní tak, ako nikdy predtým. Vývoj a zlepšovanie Shippera, náročné riešenia Insights a Brexit ako aj nahradenie ASM systému s ODS – to všetko bolo možné len vďaka vám. Momentálne patríte medzi našich top 5 IT partnerov.

CHRISTIAN HABRAKEN

IT Director at DPD Netherlands

Dodané riešenie riadenej dokumentácie nám poskytlo efektívny centralizovaný nástroj na tvorbu, schvaľovanie, aktualizáciu a archiváciu dokumentov s funkciou nemenných odkazov na platné verzie dokumentov. Spoluprácu s Foresom hodnotím veľmi pozitívne, oceňujem flexibilitu, profesionalitu a rýchle reakcie počas testovania, implementácie, ako aj školení používateľov.

SILVIA PLŠKOVÁ

Danfoss Quality Manager

Správna príprava riešenia a architektúry, využitie AGILE princípov umožnili efektívnu spoluprácu a dodanie riešenia načas. S pomocou Microsoft PowerPlatformy bola vytvorená e-COMPASS, globálna platforma na samo-hodnotenie, audity a Lean benchmarking pre viac ako 30 závodov Groupe BEL.

JAN CESLAK

CORPORATE Industrial Performance Manager at BEL Fromageries

Na projekte migrácie najviac oceňujeme, že taká zásadná zmena akou je zmena technológie, prebehla plynulo, bez výpadkov v prevádzke, v dohodnutom rozpočte a so spokojnými užívateľmi.

ALEX DOMORÁK

COO at Volkswagen Slovakia

V RPA, ktoré aktuálne s Foresom implementujeme vidíme veľkú pridanú hodnotu. Manuálne činnosti zamestnancov nahradili naprogramované automatizované postupy. Spolupracujeme na základe naplánovaných mesačných stretnutí a ročný budget predplatených hodín nám umožňuje flexibilne pracovať na rôznych projektoch. Fores hodnotím na veľmi vysokej úrovni, naša dlhoročná spokojnosť a spolupráca to dokazujú.

GABRIEL HAVAŠI

Industrial Performance Digital Officer at BEL Fromageries

Oddeleniam, ktoré sa rozhodli pre zavedenie SharePointu sa výrazne sprehľadnila a urýchlila administratíva. Jednotlivé oddelenia majú systémy prispôsobené podľa svojich požiadaviek. Rozhodnutie zaviesť správu a obeh dokumentov bolo pre nás naozaj výhodné.

TOMÁŠ SZARKA

Project Manager at Volkswagen Slovakia

NAŠE RIEŠENIA

Technológie

ČASTÉ OTÁZKY

Časté otázky o Document Quality Management

Kto na Slovensku dodáva systém na správu dokumentov a riadenú dokumentáciu pre ISO?

Dodávame ho vo Fores Technology Group, slovenskej IT spoločnosti so sídlom v Bratislave. Náš Document Quality Management beží v Microsoft 365 a používajú ho napríklad Danfoss a TORSUS.

Každý dokument má pevný odkaz, ktorý vždy vedie na poslednú schválenú verziu. Systém eviduje všetky úpravy aj s históriou a pri novej verzii pošle upozornenie.

Automaticky cez Power Automate. Dokument prejde tvorbou, pripomienkovaním a schválením a potom sa publikuje. Systém sa postará aj o archiváciu. Postup schvaľovania nastavíme podľa organizačnej štruktúry vašej firmy.

Áno. Dokumenty sú na jednom mieste, s históriou úprav a s riadeným prístupom, čo pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov. Preto sa hodí aj na riadenú dokumentáciu pre normy ISO.

Len ľudia s oprávnením. Prístupy nastavíte podrobne a dokumenty sú uložené v SharePoint Online, takže sú chránené pred neoprávnenými úpravami aj stratou.

Pre stredné a veľké organizácie, ktoré používajú Microsoft 365 a potrebujú mať interné dokumenty pod kontrolou, napríklad predpisy a dokumentáciu systému kvality.

Niekoľko týždňov. Stačí pripraviť firemné prostredie v Microsoft 365 a zvyšok vyriešime my vrátane zaškolenia používateľov.

Kontaktujte nás

Kontaktujte nás a spoločne nájdeme najlepšie riešenie vášho onboardingu aj priamo pre vás.

Kontaktujte nás

DEMO úspešne vyžiadané!

Ďakujeme, do vašej emailovej schránky boli zaslané prístupy.

DEMO úspešne vyžiadané!

Ďakujeme, do vašej emailovej schránky boli zaslané prístupy.

Informácia o spracúvaní osobných údajov – kontaktný formulár

V prípade, ak využijete náš kontaktný formulár, budeme spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu údajov, ktoré ste uviedli vo formulári (meno a priezvisko, kontaktné údaje, príp. väzba na spoločnosť ak ste kontaktnou osobou právnickej osoby či iné údaje uvedené vo Vašej správe) na účel vybavenia žiadosti o poskytnutie informácií (dopytu/ otázky) zadanej prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke prevádzkovateľa.

Týmto si Vás dovoľujeme informovať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“) o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov.

Identifikačné údaje prevádzkovateľa: spoločnosť ForesServices, s. r. o., so sídlom: Prievozská 14, Bratislava 821 09, IČO: 35692103, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka číslo: 11155/B

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

 

Údaje na daný účel spracúvame na základe Vášho súhlasu, aby sme Vám mohli odpovedať na Váš dopyt či požiadavku. Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez ich poskytnutia však nie je možné vybaviť požiadavku.
Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu prevádzkovateľa info@fores.group.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Vaše údaje budeme na tento účel uchovávať do vybavenia požiadavky (do poskytnutia požadovaných informácií), najviac však po dobu 1 roka. Príjemcom Vašich údajov je poskytovateľ podpory a prevádzky webových stránok a poskytovateľ webhostingových služieb. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania


Ako dotknutá osoba máte nasledovné ďalšie práva:  

Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.

Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné.

Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR. Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR

Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR: 

Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti).

Dotknuté osoby majú právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktujte nás