Dokument Manažment

Dokument Kvality Manažment

Interné dokumenty pod kontrolou. Od procesu tvorby, následného pripomienkovania, až po schválenie a finálnu publikáciu. Automatizujte, pôjde to hladšie.

Riešenie pre efektívnu správu dokumentov počas celého ich životného cyklu. Systém zabezpečuje centralizáciu informácií, automatizáciu procesov pri editáciách a využitím technológií Microsoft 365 zabezpečuje bezpečnosť.

Funkcie a benefity pre vašu firmu

Automatizované procesy

Power Automate zjednodušuje schvaľovanie, publikovanie a archiváciu interných dokumentov.

Nemenné odkazy

Každý dokument má fixnú URL adresu vedúcu na najnovšiu schválenú verziu.

Riadené prístupy

Detailné nastavenia oprávnení zabraňujú neoprávneným úpravám.

Centralizované úložisko

Dokumenty sú uložené v SharePoint Online s garantovaným prístupom k aktuálnym verziám.

Notifikácie a sledovanie zmien

Upozornenia na nové verzie a expiráciu dokumentov.

Šablóny

Máte špecifické potreby v rámci ich štruktúry? Preddefinované formy vieme vyladiť podľa vašich preferencií.

Aké najčastejšie problémy rieši ?

Neorganizovanosť

Roztrúsené a nejednotné dokumenty spôsobujú zmätok a znižujú produktivitu.

Dlhé schvaľovacie procesy

Manuálne schvaľovanie a revízie predlžujú spracovanie internej dokumentácie.

Neprehľadné aktualizácie

Systém eviduje všetky úpravy, vrátane ich histórie.

Bezpečnostné riziká

Dokumenty môžu byť vystavené neoprávneným úpravám alebo strate.

Kedy vás dokumentácia prestane brzdiť?

„Môžeme sa, prosím, všetci zhodnúť, ktorá verzia tohto predpisu vlastne platí?“

Táto otázka zaznela na pravidelnom stretnutí tímu kvality vo výrobnej spoločnosti s vyše 300 zamestnancami. Niekto pracoval so starším dokumentom, iný mal aktualizovanú verziu, ale tá ešte neprešla oficiálnym schvaľovaním. A medzi tým prichádzala príprava na externý audit.

Možnosti a prispôsobenie podľa vašich preferencií

Máte iné očakávania? Dajte nám o nich vedieť a my sa zamyslíme nad potenciálnymi možnosťami implementácie.

  • Firemná identita – možnosť úpravy dizajnu (farby, logo, branding).
  • Prispôsobiteľné notifikácie – možnosť nastaviť upozornenia podľa preferencií.
  • Matica procesov – čo firma, to iné postupy. Aj v tejto problematike vieme vyjsť v ústrety individuálnym požiadavkám organizačnej štruktúry.
DOKUMENT KVALITY MANAŽMENT

Žiadne zdĺhavé procesy. Rýchla implementácia & podpora

Nasadenie do niekoľkých týždňov. Stačí pripraviť firemné prostredie a zvyšok vyriešime za vás. Zaistíme hladký prechod na nový systém prostredníctvom komplexného zaškolenia. Zároveň, modulárnosť nášho riešenia poskytuje rozsiahle možnosti prispôsobenia podľa vašich preferencií.

Preskúmajte naše Demo prostredie

Získajte prístup k ukážkam riešení, demo verziám, praktickým sprievodcom a prehľadným one-pagerom, ktoré vám jednoducho ukážu, ako môžu naše produkty fungovať vo vašej spoločnosti. Stačí vyplniť nasledujúce údaje:

Pre akých zákazníkov systém ideálny ? Aké sú jeho výhody ?

Ideálne pre stredné a veľké organizácie s potrebou riadenia interných dokumentov. Firmy využívajúce Microsoft 365. Spoločnosti, ktoré chcú zvýšiť bezpečnosť a znížiť riziko neoprávnených zmien v interných dokumentoch. Jednoducho všetky organizácie, ktoré usilujú o efektívnejšiu správu a automatizáciu.

Úspora času

Automatizácia administratívy znamená menej manuálnej práce.

Lepší prehľad a kontrola

Centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.

Vyššia transparentnosť

Všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste integrované s M365

Bezpečnosť a compliance

Systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov.

PRÍPADOVÉ ŠTÚDIE

Kde sme Document Quality Management System úspešne implementovali?

NAŠE RIEŠENIA

Technológie

Kontaktujte nás

Kontaktujte nás a spoločne nájdeme najlepšie riešenie správy dokumentov aj pre vás.

DEMO úspešne vyžiadané!

Ďakujeme, do vašej emailovej schránky boli zaslané prístupy.