IT oddelenie Volkswagenu čelilo dlhodobo nevyhovujúcemu a neprehľadnému dokumentovému úložisku. Pôvodný DMS systém trpel nedostatkom prehľadnej štruktúry, vyhľadávanie dokumentov bolo zdĺhavé a často neúspešné. Problémom bola aj správa prístupov. Neexistoval jednotný spôsob riadenia oprávnení, čo výrazne komplikovalo každodennú prevádzku a zvyšovalo riziká v oblasti dátovej bezpečnosti.
Okrem samotného dokument manažment systému existoval dopyt aj po novom intranete pre celé oddelenie, ktorý by umožňoval správu úloh, zdieľanie wiki stránok, kalendárov a ďalších informačných tokov v rámci tímu. Situácia si vyžadovala komplexný zásah, technicky robustné, ale zároveň používateľsky priateľské riešenie, ktoré by nezastavilo bežnú prevádzku a umožnilo plynulý prechod.
Projekt bol rozdelený do troch hlavných fáz: príprava a plánovanie, samotná migrácia a postmigračná podpora.
I. Plánovanie a analýza
V úvode prebehla hĺbková analýza obsahu pôvodného systému. Tím sa zameral na identifikáciu kľúčových typov dokumentov, ich vlastníkov a väzieb. Bola navrhnutá nová štruktúra dát, klasifikácia dokumentov a retenčné politiky. Definovali sa pravidlá prideľovania oprávnení na základe SharePoint a Active Directory skupín.
V tejto fáze zohrával dôležitú úlohu interný marketing – používateľom boli predstavené benefity riešenia a zároveň mali možnosť spolupodieľať sa na návrhu cieľovej podoby prostredníctvom diskusií, dotazníkov či školení. Tento prístup zaručil hladkú adopciu nového systému a minimalizoval odpor ku zmene.
II. Reorganizácia a migrácia dát
Gro celého riešenia tvorila reorganizácia obsahu. Dokumenty boli rozdelené do logických celkov, analyzované a prečistené. Migrácia prebiehala podľa detailne spracovaného migračného plánu – počas celozávodnej dovolenky, aby bol dopad na používateľov minimálny.
Použitý bol profesionálny nástroj Sharegate, ktorý zabezpečil bezpečný prenos dát. V priebehu migrácie sa jednotlivé časti systému nastavovali na read-only režim, aby sa predišlo kolíziám a stratám údajov. DNS aliasy umožnili plynulý prechod na nové úložiská bez zmeny používateľských návykov. Po migrácii bol nastavený dočasný archív na čítanie, ktorý slúžil ako bezpečnostná záloha po dobu dvoch mesiacov.
III. Podpora a prevádzka
Po úspešnej migrácii bol projekt doplnený o on-site support, riešenie ad-hoc požiadaviek, nastavovanie špecifických prístupov a prípadnú dodatočnú migráciu vybraných častí dát. Platforma bola postupne rozšírená na robustné riešenie v podobe SharePoint 2016 farmy s viac ako 200 servermi, čím sa projekt stal najväčšou implementáciou tohto typu v strednej Európe. Podpora platformy trvala až do roku 2021/2022.
Vybrané technológie, nástroje a frameworky na zabezpečenie výkonu, škálovateľnosti a dlhodobej spoľahlivosti.
Hyper-V
Microsoft
Microsoft 365
Excel
Office
SharePoint
Migrácia a reorganizácia dokumentového systému priniesla viacero zásadných výhod. Predovšetkým došlo k výraznému zvýšeniu prehľadnosti dát, čo umožnilo rýchle a efektívne vyhľadávanie dokumentov.
Zavedenie jednotných prístupových práv a retenčných politík prispelo k vyššej bezpečnosti a zodpovednosti pri správe dokumentov. Nový intranet navyše poskytol IT oddeleniu nástroje na organizáciu práce, plánovanie úloh a zdieľanie vedomostí, čím sa zefektívnila vnútorná komunikácia.
Vďaka dôkladnému plánovaniu a zapojeniu koncových používateľov bola migrácia realizovaná bez výpadkov, s plným rešpektom voči potrebám bežnej prevádzky. Platforma SharePoint sa stala stabilným a rozšíriteľným základom, na ktorom môže IT oddelenie Volkswagenu ďalej stavať.
Máte nápad, ktorý chcete implementovať, alebo problém, ktorý potrebuje riešenie? Sústredte sa na svoje podnikanie a nie na IT. Spojte sa s nami a poďme spoločne zrealizovať vašu víziu alebo vyriešiť váš problém.
V prípade, ak využijete náš kontaktný formulár, budeme spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu údajov, ktoré ste uviedli vo formulári (meno a priezvisko, kontaktné údaje, príp. väzba na spoločnosť ak ste kontaktnou osobou právnickej osoby či iné údaje uvedené vo Vašej správe) na účel vybavenia žiadosti o poskytnutie informácií (dopytu/ otázky) zadanej prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke prevádzkovateľa.
Týmto si Vás dovoľujeme informovať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“) o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov.
Identifikačné údaje prevádzkovateľa: spoločnosť ForesServices, s. r. o., so sídlom: Prievozská 14, Bratislava 821 09, IČO: 35692103, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka číslo: 11155/B
Kontaktné údaje prevádzkovateľa:
Údaje na daný účel spracúvame na základe Vášho súhlasu, aby sme Vám mohli odpovedať na Váš dopyt či požiadavku. Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez ich poskytnutia však nie je možné vybaviť požiadavku.
Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu prevádzkovateľa info@fores.group.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Vaše údaje budeme na tento účel uchovávať do vybavenia požiadavky (do poskytnutia požadovaných informácií), najviac však po dobu 1 roka. Príjemcom Vašich údajov je poskytovateľ podpory a prevádzky webových stránok a poskytovateľ webhostingových služieb. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
Ako dotknutá osoba máte nasledovné ďalšie práva:
Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.
Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné.
Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR:
Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR. Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR
Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR:
Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.
Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti).
Dotknuté osoby majú právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.
