Kontaktujte nás
Analytika a BIDigitalizáciaKvalitaM365

Systém riadenia kvality dokumentov pre spoločnosť DANFOSS

Riešenie postavené na platforme Power Platform poskytuje komplexný nástroj na správu dokumentácie v rámci organizácie. Zahŕňa centrálne usmernenia, šablóny a štandardizované pracovné postupy pre tvorbu rôznorodých dokumentov. Využíva automatizáciu pre pridávanie komentárov, schvaľovanie, publikovanie a archiváciu dokumentov. Po publikovaní sú dokumenty sprístupnené v prostredí SharePoint Online v režime „iba na čítanie“, čím sa zabezpečuje ich integrita a nemennosť.

Key summary

  • Centrálne úložisko pre dokumenty a ich metadáta
  • Transparentný prehľad o stave dokumentácie a pridelených úlohách
  • Ochrana obsahu pred neoprávnenými zásahmi a úpravami
  • Riadená tvorba dokumentov zo šablón a správa ich celého životného cyklu

CHALLENGE

Zamestnanci pravidelne narážali na problémy pri vyhľadávaní aktuálnych interných dokumentov, ako sú smernice, výrobné postupy a pracovné inštrukcie. Dokumenty boli často distribuované prostredníctvom e-mailov, čo spôsobovalo neprehľadnosť, riziko práce s neaktuálnymi verziami a znižovalo celkovú efektivitu. Z dôvodu absencie centralizovaného úložiska chýbal systematický prístup k správe dokumentácie. Klient preto potreboval robustné riešenie, ktoré by zabezpečilo jednotnú evidenciu dokumentov, umožnilo sledovanie ich životného cyklu a poskytovalo zamestnancom garantovaný prístup k aktuálnym a schváleným verziám dokumentov.

SOLUTION

SYSTÉM RIADENIA KVALITY DOKUMENTOV

Na základe viacerých konzultačných stretnutí s klientom a detailnej analýzy požiadaviek bol navrhnutý systém, ktorý výrazne zjednodušuje proces tvorby, schvaľovania a publikovania dokumentácie. Riešenie zároveň zabezpečuje transparentný prehľad o celom životnom cykle dokumentov, vrátane ich aktuálneho stavu, čo je kľúčové najmä z pohľadu auditov a súladu s internými predpismi.

  • SharePoint Online – úložisko pre šablóny, pracovné verzie dokumentov a konfiguráciu.
  • Power Apps aplikácia – nástroj na tvorbu nových dokumentov, riadenie ich životného cyklu a prácu s metadátami.
  • Power Automate – automatizácia kľúčových procesov, ako je schvaľovanie, publikovanie a archivácia dokumentov.

 

POWER APPS
Aplikácia vytvorená v Power Apps tvorí kľúčový prvok riešenia pre správu životného cyklu riadených dokumentov. Slúži na generovanie dokumentov na základe preddefinovaných šablón a umožňuje ich následnú úpravu. Umožňuje vlastníkom dokumentov riadiť celý proces pripomienkovania a schvaľovania. Súčasťou aplikácie sú interaktívne zoznamy a formuláre, ktoré zjednodušujú správu úloh spojených s jednotlivými fázami schvaľovacieho cyklu. Po úspešnom schválení a publikovaní dokumentu je každá jeho verzia prístupná prostredníctvom unikátnej statickej URL adresy, ktorá zabezpečuje, že všetci zamestnanci majú vždy prístup k najnovšej a platnej verzii.

 

POWER AUTOMATE
Procesy súvisiace s pripomienkovaním, schvaľovaním, publikovaním a archiváciou dokumentov sú do veľkej miery automatizované pomocou Power Automate. Automatizácia výrazne urýchľuje celý cyklus spracovania dokumentácie, znižuje chybovosť a minimalizuje manuálne zásahy, čím zvyšuje efektivitu a konzistentnosť celého systému.

Technologies Used

Microsoft 365

Power Apps

Power Automate

Power Platform

PowerBI

PowerFX

SharePoint

Benefits

  • Centrálne úložisko pre všetku dokumentáciu vrátane súvisiacich metadát a histórie zmien, s možnosťou sledovania celého životného cyklu dokumentu pre účely auditu.
  • Zefektívnený proces tvorby a správy dokumentácie, ktorý zabezpečuje konzistentné postupy v rámci celej organizácie.
  • Plná transparentnosť nad stavom dokumentov a pridelenými úlohami v jednotlivých fázach životného cyklu dokumentov.
  • Ochrana schválených dokumentov pred neoprávnenými úpravami, čím sa zabezpečuje ich integrita a súlad s internými normami.
  • Statická URL adresa v SharePoint Online pre každý dokument, ktorá ostáva nemenná aj pri aktualizáciách, čím sa garantuje vždy aktuálny prístup k najnovšej schválenej a publikovanej verzii dokumentu pre všetkých používateľov.
Chcem vyjadriť úprimné poďakovanie za vaše maximálne nasadenie, podporu a výnimočnú flexibilitu počas týchto mimoriadne náročných mesiacov. Je upokojujúce vedieť, že keď sa zdá, že už niet riešenia, vždy sa môžeme spoľahnúť na spoločnosť Fores. Táto skúsenosť bola v mojich 35 rokoch v biznise naozaj jedinečná. Partnerstvo so spoločnosťou Fores patrí medzi tri najlepšie spolupráce, ktoré som mal tú česť a šťastie zažiť.

Brexit IT Delivery Lead at DPD Netherlands

MICHAEL RADT

S Foresom dlhoročne spolupracujeme na viacerých projektoch. Pomocou Power Platformy nám pomohli automatizovať a digitalizovať naše firemné procesy. Získali sme tak prehľadné, funkčné riešenia, ktoré nevyžadovali dodatočné náklady mimo portfólia M365 a pomohli zefektívniť a zredukovať manuálnu prácu pre tím manažment cca z 3 dní na 15 minút týždenne.

Industrial Performance Digital Officer at BEL Fromageries

GABRIEL HAVAŠI

Mimoriadne oceňujem tento rok naše partnerstvo. Vďaka vám sme dokázali byť pri vývoji softvéru v DPD NL agilní tak, ako nikdy predtým. Vývoj a zlepšovanie Shippera, náročné riešenia Insights a Brexit ako aj nahradenie ASM systému s ODS – to všetko bolo možné len vďaka vám. Momentálne patríte medzi našich top 5 IT partnerov.

IT Director at DPD Netherlands

CHRISTIAN HABRAKEN

Dodané riešenie riadenej dokumentácie nám poskytlo efektívny centralizovaný nástroj na tvorbu, schvaľovanie, aktualizáciu a archiváciu dokumentov s funkciou nemenných odkazov na platné verzie dokumentov. Spoluprácu s Foresom hodnotím veľmi pozitívne, oceňujem flexibilitu, profesionalitu a rýchle reakcie počas testovania, implementácie, ako aj školení používateľov.

Danfoss Quality Manager

SILVIA PLŠKOVÁ

Správna príprava riešenia a architektúry, využitie AGILE princípov umožnili efektívnu spoluprácu a dodanie riešenia načas. S pomocou Microsoft PowerPlatformy bola vytvorená e-COMPASS, globálna platforma na samo-hodnotenie, audity a Lean benchmarking pre viac ako 30 závodov Groupe BEL.

CORPORATE Industrial Performance Manager at BEL Fromageries

JAN CESLAK

Na projekte migrácie najviac oceňujeme, že taká zásadná zmena akou je zmena technológie, prebehla plynulo, bez výpadkov v prevádzke, v dohodnutom rozpočte a so spokojnými užívateľmi.

COO at Volkswagen Slovakia

ALEX DOMORÁK

references

Related case studies

BEL eCOMPASS Platform for Production Plant Audits

Analytika a BIAuditLEANM365VýrobaVizualizácia

BEKAERT – Výrobný systém riadený gestami

Analytika a BIInovácieVýroba

Volkswagen Slovakia Digital Issuing and Validating Vehicle Permits

AuditAutomotiveDigitalizáciaInovácie

BEL eCOMPASS Platform for Production Plant Audits

Analytika a BIAuditLEANM365VýrobaVizualizácia

BEKAERT – Výrobný systém riadený gestami

Analytika a BIInovácieVýroba

Volkswagen Slovakia Digital Issuing and Validating Vehicle Permits

AuditAutomotiveDigitalizáciaInovácie

KONTAKTUJTE NÁS

Máte nápad, ktorý chcete implementovať, alebo problém, ktorý potrebuje riešenie? Sústredte sa na svoje podnikanie a nie na IT. Spojte sa s nami a poďme spoločne zrealizovať vašu víziu alebo vyriešiť váš problém.

NAPÍŠTE NÁM

naše certifikáty

Prievozská 14, Bratislava 821 09

Tel.: +421 911 114 957
E-mail: info@fores.group

Členovia skupiny Fores Technology Group

ForesServices, s. r. o.
IČO: 35 692 103
IČ DPH: SK2020309863

ForesApps, s. r. o.
IČO: 50 091 352
IČ DPH: SK2120178170

Puzzle for you?
piece of cake for us.

SLUŽBY

ZDROJE

SPOLOČNOSŤ

© 2025 Všetky práva vyhradené
Facebook Instagram Linkedin
Kontaktujte nás