Zamestnanci pravidelne narážali na problémy pri vyhľadávaní aktuálnych interných dokumentov, ako sú smernice, výrobné postupy a pracovné inštrukcie. Dokumenty boli často distribuované prostredníctvom e-mailov, čo spôsobovalo neprehľadnosť, riziko práce s neaktuálnymi verziami a znižovalo celkovú efektivitu. Z dôvodu absencie centralizovaného úložiska chýbal systematický prístup k správe dokumentácie. Klient preto potreboval robustné riešenie, ktoré by zabezpečilo jednotnú evidenciu dokumentov, umožnilo sledovanie ich životného cyklu a poskytovalo zamestnancom garantovaný prístup k aktuálnym a schváleným verziám dokumentov.
SYSTÉM RIADENIA KVALITY DOKUMENTOV
Na základe viacerých konzultačných stretnutí s klientom a detailnej analýzy požiadaviek bol navrhnutý systém, ktorý výrazne zjednodušuje proces tvorby, schvaľovania a publikovania dokumentácie. Riešenie zároveň zabezpečuje transparentný prehľad o celom životnom cykle dokumentov, vrátane ich aktuálneho stavu, čo je kľúčové najmä z pohľadu auditov a súladu s internými predpismi.
POWER APPS
Aplikácia vytvorená v Power Apps tvorí kľúčový prvok riešenia pre správu životného cyklu riadených dokumentov. Slúži na generovanie dokumentov na základe preddefinovaných šablón a umožňuje ich následnú úpravu. Umožňuje vlastníkom dokumentov riadiť celý proces pripomienkovania a schvaľovania. Súčasťou aplikácie sú interaktívne zoznamy a formuláre, ktoré zjednodušujú správu úloh spojených s jednotlivými fázami schvaľovacieho cyklu. Po úspešnom schválení a publikovaní dokumentu je každá jeho verzia prístupná prostredníctvom unikátnej statickej URL adresy, ktorá zabezpečuje, že všetci zamestnanci majú vždy prístup k najnovšej a platnej verzii.
POWER AUTOMATE
Procesy súvisiace s pripomienkovaním, schvaľovaním, publikovaním a archiváciou dokumentov sú do veľkej miery automatizované pomocou Power Automate. Automatizácia výrazne urýchľuje celý cyklus spracovania dokumentácie, znižuje chybovosť a minimalizuje manuálne zásahy, čím zvyšuje efektivitu a konzistentnosť celého systému.
Vybrané technológie, nástroje a frameworky na zabezpečenie výkonu, škálovateľnosti a dlhodobej spoľahlivosti.
Microsoft 365
Power Apps
Power Automate
Power Platform
PowerBI
PowerFX
SharePoint
Máte nápad, ktorý chcete implementovať, alebo problém, ktorý potrebuje riešenie? Sústredte sa na svoje podnikanie a nie na IT. Spojte sa s nami a poďme spoločne zrealizovať vašu víziu alebo vyriešiť váš problém.
V prípade, ak využijete náš kontaktný formulár, budeme spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu údajov, ktoré ste uviedli vo formulári (meno a priezvisko, kontaktné údaje, príp. väzba na spoločnosť ak ste kontaktnou osobou právnickej osoby či iné údaje uvedené vo Vašej správe) na účel vybavenia žiadosti o poskytnutie informácií (dopytu/ otázky) zadanej prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke prevádzkovateľa.
Týmto si Vás dovoľujeme informovať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“) o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov.
Identifikačné údaje prevádzkovateľa: spoločnosť ForesServices, s. r. o., so sídlom: Prievozská 14, Bratislava 821 09, IČO: 35692103, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka číslo: 11155/B
Kontaktné údaje prevádzkovateľa:
Údaje na daný účel spracúvame na základe Vášho súhlasu, aby sme Vám mohli odpovedať na Váš dopyt či požiadavku. Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez ich poskytnutia však nie je možné vybaviť požiadavku.
Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu prevádzkovateľa info@fores.group.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Vaše údaje budeme na tento účel uchovávať do vybavenia požiadavky (do poskytnutia požadovaných informácií), najviac však po dobu 1 roka. Príjemcom Vašich údajov je poskytovateľ podpory a prevádzky webových stránok a poskytovateľ webhostingových služieb. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
Ako dotknutá osoba máte nasledovné ďalšie práva:
Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.
Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné.
Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR:
Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR. Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR
Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR:
Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.
Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR:
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti).
Dotknuté osoby majú právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.
