Kontaktujte nás

Document Quality Management System

Interné dokumenty pod kontrolou. Od procesu tvorby, následného pripomienkovania, až po schválenie a finálnu publikáciu. Automatizujte, pôjde to hladšie.
Čo je Document Quality Management System?

Riešenie pre efektívnu správu dokumentov počas celého ich životného cyklu. Systém zabezpečuje centralizáciu informácií, automatizáciu procesov pri editáciách a využitím technológií Microsoft 365 zabezpečuje bezpečnosť. 

Aké najčastejšie problémy rieši? 
  • Neorganizovanosť
    Roztrúsené a nejednotné dokumenty spôsobujú zmätok a znižujú produktivitu. 
  • Zdĺhavé schvaľovacie procesy 
    Manuálne schvaľovanie a revízie predlžujú spracovanie internej dokumentácie. 
  • Neprehľadné aktualizácie
    Systém eviduje všetky úpravy, vrátane ich histórie. 
  • Bezpečnostné riziká
    Dokumenty môžu byť vystavené neoprávneným úpravám alebo strate. 
Funkcie systému: 

Centralizované úložisko – Dokumenty sú uložené v SharePoint Online s garantovaným prístupom k aktuálnym verziám. 

Automatizované procesy – Power Automate zjednodušuje schvaľovanie, publikovanie a archiváciu interných dokumentov. 

Nemenné odkazy – Každý dokument má fixnú URL adresu vedúcu na najnovšiu schválenú verziu. 

Riadené prístupy – Detailné nastavenia oprávnení zabraňujú neoprávneným úpravám. 

Notifikácie a sledovanie zmien – Upozornenia na nové verzie a expiráciu dokumentov. 

Možnosti a prispôsobenie podľa vašich preferencií. 

Firemná identita – možnosť úpravy dizajnu (farby, logo, branding).  

Prispôsobiteľné notifikácie – možnosť nastaviť upozornenia podľa preferencií. 

Matica procesov – čo firma, to iné postupy. Aj v tejto problematike vieme vyjsť v ústrety individuálnym požiadavkám organizačnej štruktúry.  

Šablóny – máte špecifické potreby v rámci ich štruktúry?  Preddefinované formy vieme vyladiť podľa vašich preferencií.  

Máte iné očakávania? Dajte nám o nich vedieť a my sa zamyslíme nad potenciálnymi možnosťami implementácie.  

Benefity pre vašu firmu. 
    • Lepší prehľad a kontrola – centralizovaná evidencia dokumentov, nižšia chybovosť.  
    • Zabezpečenie a súlad s normami – systém pomáha plniť požiadavky ISO, GDPR a ďalších štandardov. 
    • Úspora času – redukcia manuálnej práce.  
    • Transparentnosť – všetky dokumenty a ich revízie na jednom mieste. 
    • Integrácia – Microsoft 365. 
Pre koho je systém vhodný? 
    • Stredné a veľké organizácie s potrebou riadenia interných dokumentov. 
    • Firmy využívajúce Microsoft 365. 
    • Spoločnosti, ktoré chcú zvýšiť bezpečnosť a znížiť riziko neoprávnených zmien v interných dokumentoch. 
    • Jednoducho všetky organizácie, ktoré usilujú o efektívnejšiu správu a automatizáciu. 
Žiadne zdĺhavé procesy. Rýchla implementácia & podpora. 

Nasadenie do niekoľkých týždňov. Stačí pripraviť firemné prostredie a zvyšok vyriešime za vás. Zaistíme hladký prechod na nový systém prostredníctvom komplexného zaškolenia. Zároveň, modulárnosť nášho riešenia poskytuje rozsiahle možnosti prispôsobenia podľa vašich preferencií.  

Kde sme Document Quality Management System úspešne implementovali? 

Odkaz na case study: TORSUS, DANFOSS. 

Kontaktujte nás a spoločne nájdeme najlepšie riešenie správy dokumentov aj pre vás.  

Naša firma čelila výzve digitalizácie kontroly integrity paletových vrstiev pred expedíciou. Fores preukázala profesionalitu a zákaznícku orientáciu pri návrhu riešenia na mieru a implementácii Proof of Concept, čím demonštrovala jeho praktickú funkčnosť. Na základe výsledkov zvažujeme jeho zavedenie do plnej prevádzky.

PETER IGNÁCZ

Supply chain manager SK & CZ plants

Chcem vyjadriť úprimné poďakovanie za vaše maximálne nasadenie, podporu a výnimočnú flexibilitu počas týchto mimoriadne náročných mesiacov. Je upokojujúce vedieť, že keď sa zdá, že už niet riešenia, vždy sa môžeme spoľahnúť na spoločnosť Fores. Táto skúsenosť bola v mojich 35 rokoch v biznise naozaj jedinečná. Partnerstvo so spoločnosťou Fores patrí medzi tri najlepšie spolupráce, ktoré som mal tú česť a šťastie zažiť.

MICHAEL RADT

Brexit IT Delivery Lead at DPD Netherlands

S Foresom dlhoročne spolupracujeme na viacerých projektoch. Pomocou Power Platformy nám pomohli automatizovať a digitalizovať naše firemné procesy. Získali sme tak prehľadné, funkčné riešenia, ktoré nevyžadovali dodatočné náklady mimo portfólia M365 a pomohli zefektívniť a zredukovať manuálnu prácu pre tím manažment cca z 3 dní na 15 minút týždenne.

GABRIEL HAVAŠI

Industrial Performance Digital Officer at BEL Fromageries

Mimoriadne oceňujem tento rok naše partnerstvo. Vďaka vám sme dokázali byť pri vývoji softvéru v DPD NL agilní tak, ako nikdy predtým. Vývoj a zlepšovanie Shippera, náročné riešenia Insights a Brexit ako aj nahradenie ASM systému s ODS – to všetko bolo možné len vďaka vám. Momentálne patríte medzi našich top 5 IT partnerov.

CHRISTIAN HABRAKEN

IT Director at DPD Netherlands

Dodané riešenie riadenej dokumentácie nám poskytlo efektívny centralizovaný nástroj na tvorbu, schvaľovanie, aktualizáciu a archiváciu dokumentov s funkciou nemenných odkazov na platné verzie dokumentov. Spoluprácu s Foresom hodnotím veľmi pozitívne, oceňujem flexibilitu, profesionalitu a rýchle reakcie počas testovania, implementácie, ako aj školení používateľov.

SILVIA PLŠKOVÁ

Danfoss Quality Manager

Správna príprava riešenia a architektúry, využitie AGILE princípov umožnili efektívnu spoluprácu a dodanie riešenia načas. S pomocou Microsoft PowerPlatformy bola vytvorená e-COMPASS, globálna platforma na samo-hodnotenie, audity a Lean benchmarking pre viac ako 30 závodov Groupe BEL.

JAN CESLAK

CORPORATE Industrial Performance Manager at BEL Fromageries

references

Related case studies

Migrácia klientskych staníc vo Volkswagene Slovakia: prechod na jednotný koncept i.do

AutomotiveDigitalizáciaSharePoint

Document management system pre IT oddelenie Volkswagen Slovakia

DMSM365SharePoint

Collection Services 2.0 – Digitálna podpora špeciálnych zásielok

DigitalizáciaDPDKvalitaLogistikaSpracovanie dát

Migrácia klientskych staníc vo Volkswagene Slovakia: prechod na jednotný koncept i.do

AutomotiveDigitalizáciaSharePoint

Invoicing – Samostatný fakturačný subsystém ODS s integráciou na JDE

DigitalizáciaDPDInovácieSpracovanie dát

Document management system pre IT oddelenie Volkswagen Slovakia

DMSM365SharePoint

KONTAKTUJTE NÁS

Máte nápad, ktorý chcete implementovať, alebo problém, ktorý potrebuje riešenie? Sústredte sa na svoje podnikanie a nie na IT. Spojte sa s nami a poďme spoločne zrealizovať vašu víziu alebo vyriešiť váš problém.

Napíšte nám

Informácia o spracúvaní osobných údajov – kontaktný formulár

V prípade, ak využijete náš kontaktný formulár, budeme spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu údajov, ktoré ste uviedli vo formulári (meno a priezvisko, kontaktné údaje, príp. väzba na spoločnosť ak ste kontaktnou osobou právnickej osoby či iné údaje uvedené vo Vašej správe) na účel vybavenia žiadosti o poskytnutie informácií (dopytu/ otázky) zadanej prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke prevádzkovateľa.

Týmto si Vás dovoľujeme informovať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“) o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov.

Identifikačné údaje prevádzkovateľa: spoločnosť ForesServices, s. r. o., so sídlom: Prievozská 14, Bratislava 821 09, IČO: 35692103, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka číslo: 11155/B

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

 

Údaje na daný účel spracúvame na základe Vášho súhlasu, aby sme Vám mohli odpovedať na Váš dopyt či požiadavku. Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez ich poskytnutia však nie je možné vybaviť požiadavku.
Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu prevádzkovateľa info@fores.group.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Vaše údaje budeme na tento účel uchovávať do vybavenia požiadavky (do poskytnutia požadovaných informácií), najviac však po dobu 1 roka. Príjemcom Vašich údajov je poskytovateľ podpory a prevádzky webových stránok a poskytovateľ webhostingových služieb. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania


Ako dotknutá osoba máte nasledovné ďalšie práva:  

Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.

Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné.

Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR. Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR

Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR: 

Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR: 

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti).

Dotknuté osoby majú právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktujte nás